Faks Nasıl Çekilir? Faks Gönderirken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Faks ne demektir? Ne Anlama gelir?

Faks, bilhassa iş yerlerinde evrak iletimi amacıyla kullanılan bir ofis ekipmanıdır. Günlük hayatta da kullanılan fakslar, telefon hatları üstünden işçi bir sisteme haizdir. Bu sistemin emek vermesi için hem alıcıda aynı zamanda göndericide faks makinesi bulunması gerekmektedir. Bu makineler; fotoğraf, biçim, grafik ve ova içeren belgeleri, ses sinyalleri yardımıyla karşı tarafa ulaştırır. 

Faks çekme işleminde öncelikli olarak vesika göndericide var olan makine tarafınca taranır. Arkasından, telefon şebekesi vesilesiyle alıcının makinesine ulaşan vesika, aslı ile benzer olacak biçimde yazdırılır. 

Telefon hatları ile benzemekte olarak bu makinelerde de numara kullanılır. Göndericinin numarayı çevirmesiyle iki makine arası yazışma için ilk adım atılır. Alıcı makineye gönderinin sayfa sayısının ve sayfa sonunun belirlenmesi için lüzumlu sinyaller ulaşır. Son olarak aşamada ise gönderimin tamamlandığını ifade eden sinyal, alıcı makine tarafınca karşı tarafa gönderilir. 

Faks cihazları, günümüz şartlarında ofislerin olmazsa olmaz ekipmanlarından biridir. Bilhassa kurumsal emek harcama ortamlarında, en mühim evrakları faks cihazları ile iletmeniz istenebilir. Bu aşamada faks cihazını sorunsuz bir halde çalıştırabilmek son derece önem teşkil eder. Faks çekme işlemi esnasında dikkat edeceğiniz çeşitli kurallar yardımı ile hiçbir mesele yaşamadan, lüzumlu detayları gezegenimizin dört bir yanına gönderebilirsiniz. Bir tek kuruluş içi ve dışı değil; internasyonal işlerinizi yürütmek için de faks cihazlarından yardım alabilirsiniz. 

Faks Nasıl Kullanılır?

İş sürecinin verimli ilerleyebilmesi için “Faks nasıl çekilir?”, “Faks aleti nasıl çalışır?” sorularına cevap vermek önem teşkil eder. Bilhassa ofis çalışanları, günlük işlerinde faks cihazını sıkça kullanırlar: 

• İlk olarak makinenin kuvvet seviyesine münasip bir kuvvet kaynağına bağlantı sağlamanız gerekmektedir. zor deposu, güvenli yapıda topraklı bir priz veya akım korumalı bir uzatma kablosu olabilir. 
• Arkasından telefon bağlantısını da sağladıktan sonrasında, makinenin açma düğmesine basılması gerekmektedir. 
• Makinenizi açtıktan sonrasında gönderim sırasına bakılırsa belgeleri yerleştirmelisiniz. Bu aşamada makineye vesika sıralamasını koruyarak yerleştirme oluşturmak önem teşkil eder. Bu sayede evrakların düzeni korunmuş olur. 
• Belgeleri yerleştirdikten sonrasında  ise alıcının numarasını tam olarak girerek faks göndermeniz olasıdır.

Eğer siz alıcı taraftaysanız, faks çekmek için her şeyden önce makinenin kuvvet kaynağına ve etken bir cep telefonu hattına bağlı olduğundan güvenilir olmak zorundasınız. Bunun yanında ayrıca yazdırma işlemi için kafi toner ve faks kâğıdı bulunduğunu da denetim etmelisiniz. kafi derecede oranda toner ve kâğıt var olan makineler, faks vardığında evrakları otomatikman yazdıracaktır. Bu işlem esnasında makinenin haiz olduğu, faks geldiğini bildiren bir ikaz sinyali ile haberdar olmanız sağlanmış olur. 

Vatan Dışına Faks Nasıl Çekilir?

Değişik ülkelerle ticari ilişkileri var olan işletme çalışanlarının, yurtdışı faksın nasıl çekildiğini da bilmesi önem teşkil eder. Bilhassa zaman zaman vatan dışı ile bağlantı kurulan sektörlerde rastgele bir mesele yaşanmaması için mevzu, bahis hakkında ayrıntılı informasyon sahibi olmanız önem teşkil eder. Vatan dışına faks çekmek için: 

• İlk olarak gönderim yapacağınız kişinin anlayabileceği dili kullanarak kapak sayfasına belgelerin içinde ne olduğu ilişkili detayları yazmanız gerekmektedir. Alıcının size ulaşabileceği telefon, e-mail benzer biçimde bilgilere de kapak sayfanızda yer vermenizde yarar olduğu bilinmektedir. 
• İkinci adımda ise numaranın hatasız girilmesi gerekmektedir. Bu aşamada en oldukça meydana getirilen hatalardan birisi numaranın yanlış girilmesidir. Vatan dışı gönderimlerde numaranın başına iki tane sıfır yazmanız gerekmektedir. Arkasından alıcının bulunmuş olduğu ülkenin alan kodunu ve telefon numarasını girmelisiniz. 
• Gönderim sonrası, faks makineleri bir rapor sunarak belgelerin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı hakkında informasyon verir. Böylece evrakın alıcıya  teslim edildiğinden güvenilir olma şansınız olur. 

Faks Kâğıdı Faks Makinesine Nasıl Takılır?

Faks çekmek için dikkat etmeniz ihtiyaç duyulan en mühim konulardan birisi de faks kâğıtlarını doğru biçimde takmaktır. Makineye yerleştirme yaparken belgelerin sıkışmasını veya birbirine yapışmasını önlemek için kâğıtların düz olmasına dikkat etmeniz gerekmektedir. Yerleştirmeden evvel evraklar içinde kırışan ya da katlanan kâğıtlar olup olmadığını denetim ederek tedbir alabilirsiniz.

Belgeler, makinelerin kâğıt besleme bölgesine yerleştirilir. Yerleşim şekli, çoğu zaman kâğıdın boş yüzü size bakacak biçimdedir. Amma ve lakin makinenizin kullanım kılavuzunu inceleyerek evrakların nasıl yerleştirilmesi gerektiği  ilişkili daha ayrıntılı bilgilere ulaşabilirsiniz. 

Tarayıcı, fotokopi benzer biçimde oldukça sayıda fonksiyonu bir arada bulunduran cihazlarda ise kâğıt besleme bölmesinin yanında ayrıca tarayıcı camı da kullanılabilir. Bu cihazlar, gelen fakslarınızı PC’nize ve mailinize gönderme özelliğine de haizdir. Bu sayede, yazılı hâlde bulundurmanız gerekmeyen belgeleri direkt dijital ortama aktarabilirsiniz. 

Faks Postalamak Niçin Hâlâ Önem teşkil eder?

Faks makineleri, günümüz şartlarında hâlâ etkin olarak kullanılan ofis ekipmanlarının önderlik yapar. Bilhassa kurumsal yazışmalarda, resmi evrakların iletiminde, kurumlar arası yazışma ve doküman transferi, faks göndererek sağlanabilir. Bu yüzden, bilhassa evvelinden faks makinesi kullanmamış bireyler, iş yerlerinde evrak iletmek istediklerinde faks nasıl çekilir diye sorabilirler. 

Faks göndermenin hâlâ mühim olmasının ve iş yerlerinde sürekli olarak tercih edilmesinin ardında yatan nedenlere baktığımızda:

• Faks makinelerinin dünya genelinde kabul gören bir metot olması
• son derece basit ve ergonomik bir kullanım imkânı sağlaması
• Gönderim raporları olanakları sayesinde faksın alıcıya ulaşıp ulaşmadığının bilinebiliyor olması ve bu sayede e-mail benzer biçimde yöntemlerde yaşanmış olan yazışma kopukluklarının önüne geçilmesi
• Birden çok kullanım sahasında faksın yasal gönderim metodu olarak kabul ediliyor olması
• Faks makinelerinin bilgisayarlarla entegre emek harcama imkânı sağlaması
• E-maillerde yaşanmış olan siber hücum ve bireysel verilerin korunması güçlüğünün önüne geçilmesini elde eden güvenli faks hatları benzer biçimde avantajlar karşımıza çıkar. 

Almanya, Japonya ve Amerika faks kullanımının hala en yaygın olduğu ülkelerden bazılarıdır. Bu ülkelerdeki sıhhat hizmetlerinin yürütülmesinde ve finansal sektörlerde e-mail yerine faks daha çok kullanılır. En gelişmiş ülkelerdeki bu popülerliğin bir öteki sebebi de PC ve web destekli teknolojilere münasip olarak imal edilen makinelerdir. Akıllı telefonları kullanarak faks gönderebilmenizi veya  gelen faksları mail yöntemiyle almanızı elde eden yeni kuşak makineler, klasik cihazların yerini alarak faksın daha yaygın bir kullanım alanı bulmasına muavin olabilmektedir.

Faks Gönderirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Faks gönderme mevzusunda ihtiyacınız olan teknik bilgilerin yanında ayrıca yazışma kuralları da mühim bir yer meblağ. Her kurumsal yazışmada  olduğu benzer biçimde faks gönderirken de belli kurallara dikkat etmeniz gerekmektedir.

Resmî kurumlarla yapacağınız yazışmalarda, talep ve talepte bulunuyorsanız dilekçe formatına bakılırsa yazılarınızı hazırlayabilirsiniz. Karşılıklı iş ilişkisi içinde olduğunuz kurumlarda yapacağınız yazışmalarda ise mail yazımında kullandığınız formatı tercih edebilirsiniz. 

Fazlaca sayıda vesika göndermeniz ihtiyaç duyulan durumlarda, kısa bir ileti ve gönderici bilgilerini içeren bir kapak sayfası ekleyebilirsiniz. Kapak kısmında sayfa sayısını da belirtmeniz hâlinde, noksan vesika gönderimi sebebiyle yaşanabilecek aksaklıkları önleyebilirsiniz. 

Belgenin ulaşmasını istediğiniz kişinin unvanını, adını ve soyadını yazdıktan sonrasında “Dikkatine” yazarak doğru kişiye gönderinizi ulaştırabilirsiniz. Sadece resmi kurumlarla yapacağınız yazışmalarda, dilekçenin başlangıcında alıcı detayları yer almış olduğu için yine alıcı bilgisi yazmanıza gerek kalmamıştır.