E-imza Nedir, Ne İşe Yarar?

mavi gezegenin nihayet 10 senede daha dijital esas alan hizmetlere geçmiş olduğu yadsınamaz. Dijitalleşmeye yönelik bu dönüş, işletmelerin ıraktan çalışabilmesini, yazışma kurabilmesini ve lüzumlu evrakları dosyalayabilmesini her zamankinden daha mühim hale getiren Covid-19 ile beraber de zirveye ulaşmıştır. Dijital dönüşüm fazlaca süratli gerçekleşmiş olsa da, işletmelerdeki birden çok belgelenin hala geleneksel olarak elle atılan yaş imza kanalıyla yetkilendirilmesi gerekmektedir.

Bu aşamada yaygın olarak e-imza olarak da isimlendirilen elektronik imzalar, bir belgeyi ya da formu dijital olarak yetkilendirmek için güvenli bir metot sağlar. 

Peki e-imza tam olarak nedir?

E-imza ne demektir?

E-imza şu demek oluyor ki elektronik imza, elle atılan yaş imzanın elektronik eşdeğeri olarak tanımlanır ve bir tür kimlik doğrulama metodu olarak kullanılır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereği çeşitli istisnai durumlar haricinde yaş imza ile benzer gayeler için kullanılır.

E-imza Nerelerde Kullanılır?

İmzalanması ihtiyaç duyulan neredeyse her belgede elektronik imza kullanmayı tercih edebilirsiniz. Amma ve lakin e-imza kullanamayacağınız belgeler de vardır. Kalıtım ve intikal, evlenme ve 3. tarafın şahitliğini gerektiren emlak alım satım işlemleri şeklinde durumlarda e-imza kullanamazsınız. 

E-imza’yı kullanmanın en avantajlı olduğu birkaç senaryo olduğu bilinmektedir. Bunlar aşağıdakileri ihtiva eder:

1. Yeni Çalışanları İşe Alma Evrakları

Yeni çalışanları işe alabilmek için mühim oranda evrak işi gerekmektedir. E-imza’lar, bu işe alım sürecini hızlandırmaya destek sunar ve işçi bilgilerini saklamayı ve düzenlemeyi kolay hale getirir.

2. Yasal Belgeler

Bütün belgeler bir e-imza ile yasal olarak imzalanamasa da, elektronik imzaları yasal olarak bağlayıcı tasdik biçimleri olarak kabul edebilen işle ilgili birden çok vesika olduğu bilinmektedir. 

3. Öteki

• Banka talimatları
• E-devlet işlemleri
• Kuruluş içi ve kurumlar arası yazışmalar
• E-fatura, e-arşiv uygulamaları
• Ticari sicil işlemleri
• ETBİS kayıt işlemleri
• Dış alış veriş ve gümrük işlemleri
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımı
• Marka ve patent başvuruları
• Vergi ödemeleri
• Toplumsal güvenlik uygulamaları
• Sıhhat Bakanlığı uygulamaları
• Bilirkişi başvuruları
• Yabancıların emek verme izin başvuruları

E-imza Kullanmanın Avantajları Nedir?

Aşağıda e-imza ilişkili en mühim avantajları bulabilirsiniz:

1. Zamandan Tutum

alışılagelmiş yaş imzalar, en gerekli olarak postayla gönderildikleri ya da fizyolojik olarak yazdırılmaları gerektiği için son derece süre alıcıdır. bundan farklı olarak kağıt ve mürekkep şeklinde fazlaca daha çok kaynağa gereksinim duymanıza sebep olur. Elektronik imza ile zamana ve kaynaklara olan bu bağımlılık ortadan kalkar. Bu biçimde evrak tamamlama süresini haftalardan dakikalara indirebilirsiniz.

2. Gelişmiş Vesika Yönetimi

İş operasyonlarınız büyüdükçe, lüzumlu evrak miktarı da artar. Büyük oranda evrak işini kovuşturmak ve yönetmek, depolama kapasitesi penceresinden son derece külfetlidir. bundan farklı olarak belgelerin fizyolojik kopyaları da belirli data parçalarını bulmayı zorlaştırır. Belgelerin elektronik olarak tek bir merkezi konumda saklanması, bütün yetkili taraflarca bunlara daha basit erişilmesini sağlar. bundan farklı olarak yerden tutum sağlar ve belgelerin kaybolmasını zorlaştırır.

3. Satış Ekipleri için Artan Gelmektedir

Elektronik imzalar, bir satış ekibinin getirebileceği toplam geliri muazzam bir şekilde etkileyebilir. Bunun sebebi, süre alıcı evrak imzalarını ortadan kalkmasından meydana gelmektedir. Belgeleri elektronik olarak oluşturma, tamamlama ve gizleme maliyeti, bu faaliyetleri fizyolojik olarak basılı belgelerle gerçekleştirmeye kıyasla fazlaca daha düşüktür.

E-imza Nasıl Alınır?

E-imza alabilmek için Informasyon Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun onayladığı elektronik sağlayıcılar üstünden sunulan e-imza hizmetlerini kullanmayı tercih edebilirsiniz. E-imza oluşturmanızı temin edecek hizmet sağlayıcıların listesine bağlantıya tıklayarak ulaşabilirsiniz.

E-İmza Müracaat Sürecinde Lüzumlu Olan Belgeler

Bireysel ve kurumsal oluş suretiyle iki değişik çeşidi olan e-imza için lüzumlu belgeler aşağıdaki şekildedir:

Bireysel e-imza için lüzumlu belgeler:

• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile müracaat formu
• Başvuruda var olan kişinin T.C. kimlik numarasının ve fotoğrafının bulunmuş olduğu nüfus cüzdanı, sürücü belgesi ya da geçişlik

Kurumsal e-imza için lüzumlu belgeler:

• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile müracaat formu
• İmza sirkülerinin fotokopisi
• nihayet 6 aya ilişkin etkinlik belgesi (Alış veriş Sicil Memurluklarından alabilirsiniz)
• Kuruluş adına başvuruda var olan kişinin T.C. kimlik numarasının ve fotoğrafının bulunmuş olduğu nüfus cüzdanı, sürücü belgesi ya da geçişlik

E-imza İle alakalı En Oldukca Sorulan Sorular

1. E-imza ücretleri ne kadar?

E-imza tutarları hizmet aldığınız şirkete ve elektronik imzanın geçerlilik süresine nazaran farklılık gösterir.

2. E-imza yenileme nasıl yapılır?

E-imza’nın kullanım süresi en çok 3 senedir. Bu yüzden e-imza süreniz dolmadan Halk Sertifikasyon Merkezi sitesinde var olan Online İşlemler menüsüne tıklayarak sisteme giriş yapabilir ve e-imza yenileme işleminizi gerçekleştirme imkanınız var. Seçenek olarak işlemlerinizi Informasyon Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun onayladığı elektronik sağlayıcılar üstünden de gerçekleştirme imkanınız var.

3. E-imza şifremi unuttum, ne yapmalıyım?

Informasyon Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun onayladığı elektronik sağlayıcılar üstünden sunulan e-imza hizmetlerinden birini kullandıysanız, şirketlerle iletişime geçerek yine e-imza şifresi isteyebilirsiniz.

4. PTT e-imza tutarı ne kadar?

PTT e-İmza ücretleri aşağıdaki şekildedir:

• 1 Senelik e-İmza 249,00 TL
• 2 Senelik e-İmza 339,00 TL
• 3 Senelik e-İmza 429,00 TL

5. E-imza’yı kimler kullanabilir?

Eğer Yaş imza atabilecek hukuki ehliyete sahipseniz, e-imza da kullanmayı tercih edebilirsiniz.

6. E-imza kullanım süresi ne kadardır?

E-imza’nın kullanım süresi 1 ila 3 sene içinde değişmektedir.

7. E-imza uygulaması nasıl indirilir?

Bağlantıya tıklayarak Windows, Linux ve Mac için e-imza uygulamasını indirebilir ve e-imza kurulum işlemini gerçekleştirme imkanınız var.