Arşivleme Araçları Nelerdir? Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?

Vesika ve dosyaların fiziki olarak muhafaza edilmesi, dahil veya dış denetimlere ahenk sağlayabilmek için en önemli kurallardan biridir.. İşinizle ilgili olarak kullanabileceğiniz arşivleme araçları, eleştiri belgeleri saklamanıza ve düzenlemenize destek sağlar. Dosya ve klasörler; işletme gelmektedir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler, banka hesap özetleri ve insan kaynakları dosyaları şeklinde en mühim belgeleri bir arada ve güveni içinde muhafaza edebilmenize imkan tanır.

Arşivleme ne demektir?

Arşivleme; bireylerin, şirketlerin ya da kurumların faaliyetleri esnasında elde ettikleri data ve belgeleri belirli bir plan dâhilinde muhafaza etmesi olarak özetlenebilir. Arşivleme sistemi, mühim evrakların ya da belirli bir süre süresince saklanması mecburi olan belgelerin güvenli ve planlı bir halde saklanması olarak düşünülebilir. Dosyalama olarak da herkesçe malum olan arşivleme tekniği; hukuk büroları, halk kurumları, insan kaynakları ve finans/muhasebe departmanları şeklinde yerlerde sürekli olarak tercih edilmelidir. Devlet arşivi, hususi arşivler veya birim arşivleri şeklinde yerlerde arşiv odası olarak ayrılan alanlar bulunmaktadır. Hususi firmalar ve kurumlar, isteğe bağlı olarak kendi bünyelerinde arşiv odası için yer açabilir. Geniş arşiv dolapları olanakları sayesinde ofis içinde de lüzumlu belgeleri muhafaza edebilmek mümkün olur.

Dosyalama taktikleri ile istenilen belgeye basitçe ve rahatça erişim sağlanabilir. Dosyalar belirli bir sıralamayı takip ederek sıralanacağı için aranılan belgeye süre kaybı yaşamadan ulaşılabilir. Ufak işletmeler ve kişi şirketleri de mühim belgelerini güvenli bir halde muhafaza edebilmek için arşivleme yöntemini kullanır. Halihazırda dijital dosyalama seçeneklerinin olmasına karşın, arşivlenmiş dosyaların organizasyon penceresinden önemi büyüktür ve yasal kontrol için saklanmaları lazım olabilir.

Hukuk bürosu, devlet arşivi ve birim arşivi şeklinde geniş ölçekte arşivleme meydana getirilen yerlerde, dosyaların bir bütün olarak dizgesel ve takip edilebilir bir rutinde düzenlenmesi istenir. Bu düzenin sağlanması için bazı kuralların ve planlamaların uygulanması gerekmektedir. Arşiv yönetmelikleri olanakları sayesinde kuruluş veya firmaların, ne kadar büyük arşivleri olursa olsun, istenilen belgeye kargaşalık yaşamadan ulaşılabilmeleri mümkün olur.

Arşivleme Sistemleri Nedir?

Arşivleme sistemi, arşive alınacak olan dosya veya belgelerin kuruluş/şirket yönetmeliği ya da evrensel arşivleme şekillerinden faydalanarak sıralanması şeklinde ele alınabilir. ofis (yazıhane) yönetiminin mühim bir parçası olan arşivleme, belirli metotlar takip edilerek uygulanabilir. Doğru metotlarla kurulmuş bir arşiv sistemi olanakları sayesinde mesele oluşturabilecek karmaşaların ve süre kayıplarının önüne geçilebilir. Dosya adı, dosya numarası, dosyanın kayıtlı olduğu birim, evrak türü, vesika zamanı ve dosya ehemmiyet durumu şeklinde teferruatlara sadık kalınarak kurulan arşivleme sistemi ile aranan bilgilere ve belgelere saniyeler içinde erişilebilir.

Dosyalama sistemleri değişik teknikler ile organize edilebilir. Dolap ve raf üniteleri içine eklenen dosyalama araçları, arşivleme sürecini ofis , yazıhane düzenine ahenk temin edecek biçimde planlayabilmeyi mümkün kılar. Arşivleme sisteminin hem ergonomik bir kullanım alanına haiz olması aynı zamanda belirlenen tekniklere münasip olarak takip edilebilmesi önem teşkil eder. Arşivleme sistemi oluştururken bütün data ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekmeyebilir. Evraklar ehemmiyet sırasına ve kullanım sıklığına münasip olarak tasnif edilmelidir ve kullanılmayan dosyalar ayıklanarak daha düzgün biçimde ve kullanışlı bir sistem oluşturulabilir.

Geniş bir arşive haiz olan firmalar veya kurumlar, çoğu zaman benzer türde arşivleme araçları ve ofis malzemeleri kullanır. örnek olarak; raf sistemi üstünde geleneksel dizayna haiz telli dosya çeşitlerini ve plastik klasörleri yeğleyen bir şirket, süre içinde arşivleme sisteminin görünümüne aşinalık kazanır. Bundan dolayı devamlı benzer renk, tasarım ve ölçülerde bir klasör seçmek ister. Siz de alışkanlıklarınızı kol kanat germek ve arşivinizdeki malzemelerin devamlılığını tedarik etmek istiyorsanız benzer firmadan alışveriş yapabilirsiniz. herdembilgiler.com’dan stoklu emek verme, parasız kargo ve 1 iş gününde teslimat fırsatıyla arşivleme araçları ve ofis malzemelerine var olan düzeninizi bozmadan haiz olabilirsiniz.

Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?

Dosya arşivlemesi hazırlanırken dosyalar dizine alınmalı ve aranabilir bir halde sınıflandırılmalıdır. Bu sayede istenen bilgiye basitçe ve rahatça yetişebilmek mümkün olur. Arşiv sistemine ve ebatlarına münasip olarak alfabetik dizin, mevzu, bahis isimlerine bakılırsa sıralama veya numaralı dosyalama sistemlerine oranla rastgele birisi tercih edilebilir. A’dan Z’ye doğru uzanan alfabetik dizin, dosyalara veya dosya raflarına harf dizini değerleri atayarak sınıflandırma yapılabilmesini sağlar. Dosyaların sayısına veya içeriğine bakılırsa A, Aa ya da AAa şeklinde daha geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni de oluşturulabilir.

Numaralı arşiv sistemi de basit anlaşılabilir olması sebebi ile sürekli olarak tercih edilmelidir. Numaralı dosyalama sistemi olanakları sayesinde tıpkı alfabetik sıralama düzeninde olduğu şeklinde 0’dan başlayarak kademeli bir halde numara ataması yapılabilir. Numaralı dosya sistemi ve alfabetik arşivleme sistemi, ergonomik ve rahat bir düzende dosya sıralaması oluşturabilmek penceresinden oldukça verimlidir. Sadece yüzlerce hatta binlerce dosya dizinine haiz geniş arşivler için kafi olmayabilir. Bu durumda, oldukça katmanlı dosya düzenine geçiş yapılabilir ya da harf-numara dizinini bir arada içeren alfa numerik arşivleme sisteminden yararlanılabilir.

Arşivleme sistemlerinde sürekli olarak seçilen alfa numerik arşivleme sistemi, harf ve sayıları bir arada ihtiva eder. Harf ve rakamların bir arada kullanılması, değişik kategorilere ayrılan dosyaların benzer raf düzeninde saklanabilmesi için de kullanışlıdır. Alfa numerik dosyalama düzeninden yararlanarak AA-00 ve AA-aa-00 şeklinde ikili veya üçlü gruplar halinde daha karışık arşivleme sistemleri oluşturabilmek mümkün olur. Sıkça kullanılan dosyalama şekillerinin yanında ayrıca; coğrafi bölgeye, şehre, ilçeye veya belirli bir alana yönelik olarak tasnif edilen arşivleme sistemleri de vardır.

Arşiv Düzenlemesi Nasıl Yapılır?

Dosya sisteminin belirlenmesi, arşiv düzenlemesi yaparken dikkat edilmesi ihtiyaç duyulan ilk hususlar içinde yer alır. Bu süreçte dikkat edilmesi ihtiyaç duyulan bir öteki mühim teferruat da arşiv araçlarının doğru biçimde kullanılmasıdır. Raf sistemleri ve dolaplar, en gerekli arşivleme araçları içinde bulunmaktadır. Raf sisteminin içine yerleştirilen dosya ve klasörler ise raf sistemine ahenk gösterecek biçimde seçilmelidir ya da raf sistemi eldeki klasörlere münasip olacak biçimde temin edilmelidir.

Arşivleme düzeniniz için kullanacağınız dosya ve klasörler, son derece geniş bir mahsul yelpazesi ile sunulur. En gerekli kırtasiye malzemeleri içinde var olan poşet dosya çeşitleri, evrakları delme zorunluluğu olmadan bir arada tutabilmenize imkan tanır. 5’li, 10’lu ya da 50’li olarak sunulan poşet dosyalar olanakları sayesinde tek bir telli dosya içinde vesika havuzu oluşturabilmek de kolaylaşır. Askılı dosya modelleri ise duyarlı veya mühim belgeleri kutu raf içinde saklayanlar için iyi bir alternatiftir.

Raf ve dolap sistemlerinin, zaman içinde artan vesika sayısına ahenk gösterebilecek biçimde tercih edilmesi önerilir. Zaruri olmayan dosyalar, raf sistemi içinde çok yer kaplamaması için arşiv kutuları içinde de saklanabilir. Bir bütün olarak gereksinim haricinde kalan evraklar ya da süre aşımına uğramış belgeler, evrak imha makineleri olanakları sayesinde güveni içinde yok edilebilir. Yatay, dikey, çekmeceli, açık ve yarı açık şeklinde değişik çeşitleri var olan dosya dolapları ve raflar, modüler özellikleri olanakları sayesinde ergonomik bir halde kullanılabilir. Arşivleme sistemi, ofis içine veya öteki ömür alanlarına kurulacaksa alınacak eşyaların ofis dekorasyonu ile ahenk göstermesine de dikkat edilmelidir.

Siz de ihtiyaçlarınıza ve bütçenize en münasip ofis kırtasiye malzemeleri için herdembilgiler.com ayrıcalıklarından yararlanabilir, taksitli ödeme seçenekleri ve birbirinden cazip fırsatlar ile alışveriş yapmanın keyfini çıkarabilirsiniz.